"Digitalt udbud er enkelt, entydigt og rationelt!"

Med 50 år på bagen trængte den ældre del af bygningerne, som rummer Vestfyns Gymnasium i Glamsbjerg, efterhånden til en overhaling. Universitets- og Bygningsstyrelsen (UBST) havde hyret Casa Arkitekter og Henneby Nielsen Rådgivende Ingeniørfirma i Odense til at projektere den ønskede renovering af tage og facader – en byggesag til samlet godt 6 mio. kr.

Renoveringssagen var dermed omfattet af IKT-bekendtgørelsens krav om digitalt udbud – men omvendt ikke stor nok til også at indebære krav om bygningsmodel, udbud med mængder eller for den sags skyld digital aflevering.

At tilrettelægge og gennemføre et digitalt udbud var dog også i sig selv ganske udfordrende for Henneby Nielsen, som foruden ingeniørprojekteringen udførte projekteringsledelse og projektstyring på sagen. I firmaet har man gennem flere år anvendt Byggewebs projektweb ved nybyggerier, så principperne i dokumentorganisering og filnavngivning var velkendte. Men når det gælder udbud og elektronisk licitation var det digital debut for det odenseanske rådgiverfirma, som med 25 medarbejdere udfører rådgiveropgaver inden for de klassiske ingeniørdiscipliner:

”Sammen med en tilsvarende, parallel sag for Universitets- & Bygningsstyrelsen har dette været første gang, vi skulle håndtere et digitalt udbud. Så vi måtte gå grundigt til værks. I den proces har vi haft god nytte af Erhvervs- og Byggestyrelsens ”Vejledning til byggeriets parter om anvendelse af IKT”. Desuden har vi gennem hele processen haft en rigtig god og konstruktiv dialog med bygherren – Universitets- & Bygningsstyrelsens Ejendomscenter Vest”, fortæller Lisbet Henneby Nielsen, som har været hovedansvarlig for det digitale udbud.

IKT-opgaverne

Ingeniørfirmaet mødte kravene allerede i forbindelse med rådgiveraftalen, hvor en IKT-ydelsesspecifikation – med tilhørende IKT-tekniske specifikationer for håndtering af udbud, CAD og kommunikation i byggesagen – var en del af aftalegrundlaget. IKT-specifikationerne er en fast del af rådgiverkontrakterne hos UBST, som har valgt at indarbejde bips’ paradigmer og standarder i sin bygherrepraksis.

IKT-specifikationerne fastslog bl.a., at Henneby Nielsen havde ansvar for at tilrettelægge og forestå det digitale udbud – samt for at tilse, at der i byggesagen blev etableret en velfungerende kommunikation og dokumenthåndtering ved anvendelse af projektweb.

Tilrettelæggelsen af det digitale udbud indebar bl.a. at overføre bygherrens udbudskrav til digitale ”skabeloner” - fx tilbudslister, som de bydende kunne udfylde digitalt på udbudswebben. Men den største udfordring var egentlig at udarbejde udbudsbrevet på en måde, så de forskellige dokumenter og krav blev oplistet logisk i forhold til strukturen på udbudswebben, hvor de bydende skulle hente dokumenterne, fortæller Lisbet Henneby Nielsen.

Udbudswebben

Til håndtering af udbudsprocessen havde bygherren valgt Byggewebs løsning ”Byggeweb Udbud”. Selv om den på mange måder gav Lisbet Henneby Nielsen – og efterfølgende også entreprenørerne - god støtte i processen, var der også ting, hun som bygherrens udbyder fandt besværlige: ”Jeg kunne godt have ønsket mig en større frihed til selv at opbygge mappestrukturen, men systemet giver mig alene mulighed for at omdøbe mapper. Det gjorde det lidt besværligt fx at sikre, at de bydende åbnede udbudsbrevet som det første dokument.

Systemet understøtter i øvrigt heller ikke udbud i fagentreprise, konstaterede jeg i en anden sag, vi har kørt. Og endelig oplever jeg det som en stor ulempe, at udbudsweb og projektweb ikke er integrerede. Du kan ikke trække historikken fra udbudsweb med over i projektwebben, men er nødt til at etablere det hele igen. Det er unødigt besværligt”, siger Lisbet Henneby Nielsen og tilføjer, at man næste gang vil overveje at anvende projektwebben også til udbud og tilbudsgivning.

Tilbudsgivningen

Selve udbuddet kørte nogle uger hen over sommeren 2009. UBST havde valgt at udbyde renoveringen som hovedentreprise i indbudt licitation, så Henneby Nielsen indledte med at invitere de udvalgte entreprenører via email. Allerede her dukkede de første problemer op:

”Flere entreprenører sprang fra undervejs eller kom slet ikke i gang med at kigge på udbuddet, så vi måtte invitere nye med for at være sikre på, at bygherren fik et tilstrækkeligt antal kvalificerede tilbud”.

”Kun en enkelt af de deltagende entreprenører havde tidligere medvirket i en digital licitation, og de fleste havde aldrig set en projektweb før, så vi måtte bruge megen tid på at holde dem i hånden og hjælpe dem gennem hele processen. For mange var problemerne helt basalt at have de nødvendige faciliteter til at håndtere udbudsmaterialet. Om de fx kunne åbne og bruge et Excel-regneark, eller om de havde printere, der kunne udprinte tegninger i A3. Tegningsmaterialet lå i AutoCads DWF-format, men her er Byggewebs udbudsplatform fin, fordi den bl.a. stiller en viewer til rådighed, der kan vise DWF-filerne”.

I de fjorten dage, entreprenørerne havde til at afgive deres tilbud, havde Lisbet Henneby Nielsen mange af dem i telefonen adskillige gange, hvor hun måtte guide dem frem til de ting, de søgte, hjælpe dem med at downloade eller scanne og uploade dokumenter, som de ønskede at vedhæfte tilbuddet.

Learning by doing

”Men entreprenørerne har generelt været positive og imødekommende – og nemme at vejlede.

Og selv om det var krævende, har det også været med til at afdramatisere, hvad det egentlig handler om. I sidste ende modtog vi fem digitale tilbud på opgaven, og de var alle konditionsmæssige”, fortæller Lisbet Henneby Nielsen.

Hun glæder sig sammen med bygherren over, at de små og mellemstore virksomheder nu også er ved at komme med på vognen: ”Efterhånden bliver det jo rutine, og så er der for os som rådgivere store fordele ved at kunne kommunikere alt udbudsmateriale digitalt ud til både bygherre og entreprenører på en enkel, entydig og rationel måde. ”

Det er bare om at komme i gang, mener hun: ”Både for entreprenørerne og os handler det ganske enkelt om ”learning by doing”. Den eneste måde, man lærer det på, er ved at prøve det selv. Så finder man også ud af, at det ikke er så svært, når det kommer til stykket!”